Hoe DAEN Mobility haar facturatie automatiseerde met een Exact Online integratie en Retool

Onderneming

DAEN Mobility

Services

Webapplicatie & Integraties

Technologie

Retool & .NET

Branche

Mobiliteitsbranche

DAEN_mobility_klantcase

DAEN Mobility is een snelgroeiend bedrijf dat met EV-software laadinfrastructuur slim beheert. Innovatief aan de buitenkant, maar achter de schermen kampte het team met een tijdrovend probleem: facturatie. Iedere maand moesten honderden facturen handmatig worden verwerkt, verstuurd én afgestemd in zowel hun eigen systeem als in Exact Online. Een foutgevoelig en inefficiënt proces dat niet schaalde met hun ambities.

Samen met PlatformVisions is dit proces volledig geautomatiseerd – van factuuraanmaak tot betaling. In dit artikel lees je hoe we dat hebben gedaan.

Uitdaging

DAEN Mobility had een krachtige EV-softwareoplossing, maar deze stond los van hun financiële administratie in Exact Online. Dit leidde tot:

  • Handmatige factuuraanmaak in Exact
  • Dubbele controles tussen beide systemen
  • Geen centrale plek om fouten of statusverschillen te monitoren
  • Veel tijdverlies bij een groeiend klantenbestand

 

De wens: een oplossing die het facturatieproces automatiseert én inzicht geeft in de status van elke factuur – zonder dat medewerkers onnodige tussenstappen hoeven te nemen.

Oplossing

We hebben een geïntegreerde oplossing ontwikkeld die bestaat uit twee onderdelen:

1. Naadloze koppeling tussen EV-software en Exact Online

Met behulp van een API koppeling hebben we een robuuste integratie gebouwd:

  • Facturen worden automatisch aangemaakt en verzonden vanuit de EV-software naar Exact Online
  • Zodra een klant betaalt, wordt de factuur in beide systemen automatisch afgeletterd
  • Statusupdates worden in realtime gesynchroniseerd

Hierdoor verdwijnt de noodzaak voor handmatige tussenkomst, en blijft de boekhouding altijd up-to-date.

2. Administratieportaal in Retool

Om grip te houden op het proces ontwikkelden we een maatwerk portaal in Retool:

  • Overzicht van de synchronisatiestatus per factuur
  • Verwerk foutieve of niet-verwerkte facturen met één klik
  • Registreer uitzonderingen op klantniveau zoals specifieke betaaltermijnen
  • Filter op verwerkte en niet-verwerkte facturen
  • Directe foutmeldingen vanuit Exact of het eigen systeem

Resultaat

Sinds de livegang ziet DAEN Mobility aanzienlijke voordelen:

  • >90% tijdsbesparing op maandelijkse facturatieprocessen
  • Betere data-integriteit tussen systemen
  • Minder fouten en snellere afhandeling bij klantvragen
  • Volledige controle en inzicht dankzij het Retool-dashboard

 

DAEN Mobility heeft nu een schaalbare en toekomstbestendige basis voor haar financiële processen. Het team kan zich richten op groei en innovatie, zonder administratieve ballast.

Sparren over de mogelijkheden voor jouw organisatie?

Ook benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe we jou kunnen helpen de volgende stap te zetten in de digitale transformatie.

Plan een vrijblijvende intake